À quelles exigences la comptabilité doit-elle répondre ?

En tant qu’entrepreneur, vous êtes légalement tenu de tenir une comptabilité. Vous devez également conserver cette administration, de la manière prescrite par l’administration fiscale. L’administration est la justification de votre déclaration de revenus. Si vous utilisez un bon programme de comptabilité, vous pouvez facilement extraire toutes les données de votre déclaration de revenus.

L’administration fiscale peut demander des justificatifs supplémentaires. Vous devez toujours être en mesure de démontrer quels ont été vos revenus, vos dépenses et vos activités, car c’est sur cette base que l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés est fondé. Pour cela, vous devez, entre autres, conserver les éléments suivants, à condition qu’ils s’appliquent à votre entreprise.

Avec la comptabilité en ligne

Si vous avez un programme de comptabilité en ligne, une grande partie des données obligatoires est déjà enregistrée automatiquement. Tous vos flux d’argent, factures et factures sont dans le programme et sont stockés dans le cloud et y sont en sécurité. Car depuis 2009, il est également possible de stocker vos données financières sous forme numérique. Cette année-là, les factures électroniques étaient assimilées aux factures papier.

Vous pouvez également conserver une version numérique des reçus et des factures entrantes. Il doit s’agir d’un bon scan ou d’une bonne photo, sur laquelle les caractéristiques de sécurité peuvent être clairement vues. En savoir plus à ce sujet dans la brochure de l’administration fiscale. Seuls les documents notariés et les rapports financiers annuels doivent également être conservés sur papier. Le reste est numérique.

Une comptabilité en ordre

Il est important d’ordonner l’administration correctement et clairement. L’administration fiscale doit pouvoir vérifier vos données dans un délai raisonnable. Ainsi, une grosse boîte de reçus et de factures froissées ne suffit pas. Le numérique est donc privilégié. Ce n’est que si vous avez une très petite administration que vous pouvez la conserver sur papier.

Si votre administration est vraiment brouillonne, incomplète ou absente, il est possible que vous deviez en rendre compte devant les tribunaux. L’administration fiscale déterminera également votre chiffre d’affaires et votre profit lui-même (car ils ne peuvent pas l’obtenir de vos papiers). Et non, ce n’est en aucun cas en votre faveur. La probabilité que les autorités fiscales se présentent à votre porte n’est pas si grande.

L’administration fiscale est automatiquement alertée si vos chiffres s’écartent beaucoup de ceux d’autres sociétés comparables. Il est alors possible qu’un inspecteur vienne vous rendre visite. De plus, les contrôles sont effectués de manière aléatoire, vous pouvez donc également rencontrer un inspecteur avec des chiffres ordinaires.

La durée de conservation

Vous devez conserver vos dossiers pendant au moins sept ans. Passé ce délai, le fisc ne vous le demandera plus. Les données numériques doivent être stockées numériquement, même si vous les avez imprimées. Vous pouvez convertir des données vers de nouveaux programmes, par exemple si vous passez à un autre ordinateur ou à un nouveau logiciel de comptabilité.

Tout ce qui vient de votre administration ne doit pas rester avec vous pendant sept ans. Ce que vous devez toujours garder sont :

• Le grand livre (la base pour vous)
• L’administration débitrice et créancière
• La gestion des stocks
• L’administration des achats et des ventes

La gestion de la paie

Pour d’autres choses, vous pouvez convenir d’une période de rétention plus courte, si vous êtes vraiment partant et avez besoin d’espace pour autre chose. Cependant, faites toujours cela en consultation avec les autorités fiscales. Mais attention : d’autres autorités peuvent toujours demander des données jusqu’à il y a sept ans. Il est donc déconseillé de s’en débarrasser plus tôt.

La numérisation (également en consultation) peut être une bonne solution, après tout, elle ne prend pas de place. Et si vous stockez ensuite les données dans le cloud (dans une Dropbox ou Google Drive, par exemple), vous n’avez pas besoin d’avoir votre propre serveur. Si vous transférez des données, par exemple du papier vers l’électronique, vous devez remplir les conditions suivantes:

• Vous transférez toutes les données.
• Vous transférez toutes vos données correctement.
• Vous vous assurez que le nouveau support de données est disponible pendant toute la durée de conservation.
• Vous pouvez reproduire les données converties et les rendre lisibles dans un délai raisonnable.

Vous vous assurez qu’une vérification des données converties peut être effectuée dans un délai raisonnable. Pour plus d’informations n’hésitez pas à contacter le comptable.